یادداشت استراتژیک- ۱۵
یادداشت استراتژیک (۱۵)
فراموشی سازمانی
در محیط رقابتی و متغیر امروزین، یکی از مناسب ترین استراتژی هایی که سازمان ها می توانند جهت دستیابی و حفظ مزیت رقابتی اتخاذ کنند، تمرکز بر روی سرمایه فکری و دانش افراد است؛ به عبارت دیگر، امروزه نیاز سازمان ها به دارایی های دانشی نسبت به گذشته شدت بیشتری یافته است که این امر مدیریت دانش را به یکی از مهم ترین مؤلفه های سازمانی جهت کسب مزیت رقابتی و عاملی ضروری برای ثبات و موفقیت بلند مدت سازمان های امروزی تبدیل کرده است.
مدیریت دانش، فرایند تولید یا گردآوری و شناسایی دانش، طبقه بندی، ذخیره و مستندسازی دانش، توزیع و نشر دانش و کاربرد آن است که هدف آن، مهار و به کارگیری دانش و اطلاعات و ایجاد دسترسی بی کم وکاست آن برای همه کارکنان است؛ بدین منظور که کارشان را بهتر انجام دهند.
مدیریت دانش به دنبال خلق فرایندهایی است که نه تنها برای یادگیری و نگهداری از آنچه مهم است ضروری است، بلکه برای عدم یادگیری و اجتناب از آنچه مهم نیست نیز لازم می باشد که این موضوع، تلاش سازمان ها در زمینه مدیریت دانش را به دو بخش تفکیک می کند: نخست، سازمان باید به آنچنان توانمندی دست پیدا نماید تا بتواند دانش نوین را بیاموزد که این بخش را “یادگیری سازمانی” گویند. دوم، سازمان باید بتواند در برخی از موقعیت ها، دانش سازمانی خود را آگاهانه کنار بگذارد و دانش جدیدی را جایگزین نماید که این بخش نیز “فراموشی سازمانی” نامیده می شود وتشریح آن، هدف یادداشت حاضر می باشد.
سازمان های امروزی نه تنها همیشه به دنبال یادگیری دانش جدید نیستند بلکه فراموش کردن دانش قدیم نیز می تواند مدنظر آنها باشد؛ به طوری که ممکن است استفاده از ظرفیت فراموشی سازمانی، به عنوان یکی از ابزارهای بهبود عملکرد آنها درنظر گرفته شود.
به اعتقاد هاروی و بوکلی (۲۰۰۲) فراموشی سازمانی، فرایند سیستماتیک حذف اطلاعاتی است که منسوخ شده است یا مدت زمان طولانی است که به منظور تصمیم گیری مدیریتی مورد استفاده قرار نمی گیرد.
دی هالن و همکاران (۲۰۰۴) فراموشی سازمانی را از دست دادن آگاهانه و غیرآگاهانه اطلاعات در هر سطحی از سازمان تعریف می کنند. در فراموشی آگاهانه (هدفمند)، سازمان فعالیت های غیرضروری را که برای پیشرفت مانع ایجاد می کنند، از بین می برد که این امر، زمینه ساز تغییر و تحول و یادگیری در سازمان و در نهایت کسب مزیت رقابتی و افزایش رقابت پذیری در سازمان خواهد شد؛ در مقابل، در فراموشی ناآگاهانه سازمان بخشی از دانش موجود خود را از دست می دهد که این امر به ازدست دادن دانش ارزشمند، کاهش دانش، عدم یادگیری و صرف هزینه مجدد و در نهایت، کاهش رقابت پذیری در سازمان منجر خواهد شد. آنها معتقدند در سازمان وقتی فراموشی اتفاق می افتد که سازمان قسمتی از دانش خود را که در گذشته با آن مزیت رقابتی ایجاد کرده است، از دست می دهد زیر ا این اطلاعات و دانش در موقعیت کنونی، مانعی برای افزایش مزیت رقابتی و پیشرفت سازمان هستند.
دی هالن و همکاران همچنین تأکید می کنند که به دو دلیل پرداختن به فراموشی سازمانی حیاتی است؛ نخست آنکه ازدست دادن غیرآگاهانه دانش، هزینه های زیادی را به سازمان ها تحمیل می کند و دیگر آنکه سازمان هایی که می خواهند از طریق یادگیری سازمانی متحول شوند، نه فقط باید با قابلیت های جدید دانش آشنا شوند، بلکه باید فراموش کردن دانش قدیمی را فراگیرند.
مفهوم فراموشی سازمانی از سه سه دلیل نشأت می گیرد:
دانش موجود یا به تازگی انتقال داده شده، قبل از اینکه به طور موفقیت آمیزی در حافظه بلندمدت سازمانی جای بگیرد، ممکن است ناپدید و محو شود.
زوال و تحلیل حافظه سازمانی در طول زمان رخ می دهد و اگر حافظه سازمانی، به خوبی عمل نکند، ممکن است تکه های مهمی از دانش به دست فراموشی سپرده شود.
فراموشی سازمانی در مواردی، لازمه ای سازمانی است.
انواع فراموشی سازمانی
فراموشی سازمانی از دو بعد هدفمند بودن/ تصادفی بودن فرایند فراموشی و جدید بودن/ نبودن دانش فراموش شده قابل بررسی است. بعد اول به این مفهوم است که آیا سازمان به طور هدفمند عمل فراموشی را انجام می دهد یا اینکه به طور ناخواسته این فرایند در سازمان رخ می دهد و بعد دوم بیانگر این نکته است که دانش فراموش شده در سازمان موجود بوده یا اینکه دانش جدید است؛ زیرا فرایندهای مرتبط با فراموشی دانشی که به طور عمیق در حافظه سازمانی جای گرفته اند، بسیار متفاوت از فرایندهای مرتبط با دانش جدید خواهد بود.
با توجه به دو بعد چهار نوع فراموشی سازمانی (چهار طریق برای فراموش کردن دانش سازمانی) وجود دارد:
قصور در یکپارچه کردن و تسخیر دانش: در این شکل از فراموشی، یک سازمان قادر نیست که از دانش جدیدی حفاظت کند که از خارج به سازمان منتقل کرده یا در داخل آن را خلق کرده است؛ به عبارتی سازمان قادر نیست که آن را با سیستم حافظه سازمانی یکپارچه کند و در نتیجه این دانش جدید از دست می رود؛ قبل از اینکه به خوبی در حافظه سازمانی جای گیرد.
قصور در حفظ دانش (تحلیل حافظه): این نوع فراموشی نشان دهنده از دست دادن تصادفی دانشی است که در سیستم حافظه سازمانی ذخیره شده و در طول زمان کیفیت خودش را از دست می دهد و از بین می رود و بیشتر در دوره کوچک سازی سازمان اتفاق می افتد. برای حفظ حافظه سازمانی باید تلاش های مستمری صورت پذیرد و بی توجهی به آن می تواند تحلیل و زوال حافظه را به دنبال داشته باشد. از جمله مواردی که موجب زوال حافظه می شوند، عبارتند از:
- عدم استفاد از اطلاعات به طور منظم
- ترک کارکنان کلیدی سازمان
- فراموشی امور جاری سازمان
- ناپدید شدن اسناد مهم و…
به منظور جلوگیری از تحلیل حافظه و متحمل شدن هزینه های سنگین به منظور احیا و خلق مجدد دانش فراموش شده نیاز است تا یک سری تلاش های موزون و هماهنگی صورت پذیرد. به این منظور دو نکته مهم قابل توجه است:
- یافتن محل واقعی دانش سازمانی: رسمی کردن مدیریت دانش و استفاده از اتوماسیون و سیستم های اطلاعات به منظور اجتناب از فراموشی دانش ارزش مند که اغب پنهان، ضمنی و غیررسمی بوده و به وسیله کارکنان به روش های بی شماری تولید می شود و ممکن است بیش تر این اطلاعات در ذهن کارکنان وجود داشته باشد.
- حفظ حافظه سازمانی به عنوان یک ضرورت استراتژیک: از آنجایی که تحلیل حافظه بر رقابت پذیری سازمان اثرگذار است، ضروری است که مدیریت دانش در فرایند مدیریت استراتژیک سازمان لحاظ شود.
نوآوری های اجتناب شده (مدیریت فراموشی دانش جدید): این نوع فراموشی شامل حذف برخی از تکه های دانش جدید از حافظه سازمان است قبل از آنکه به طور دقیقی در حافظه سازمان جای بگیرد؛ درواقع، در این نوع فراموشی، دانش بالقوه مضر شناسایی شده و از ذخیره آن به عنوان دانش سازمانی جلوگیری می شود.
دی هالن و فیلیپس (۲۰۰۴) بیان می کنند سازمان هایی که در نوآوری خوب هستند، در فراموشی نیز خوب می باشند؛ چرا که از قبل تضمینی نیست که نوآوری های آنها می تواند برای سازمان آنها در زمینه ای خاص، کفایت کند. هم چنین راه حل مسائلی که برای سازمان ها رخ داده است، نمی تواند برای موارد مشابه در سازمان های دیگر همیشه و به راحتی قابل کاربرد باشد.
مدیریت یاد نگرفتن: این نوع از فراموشی هنگامی رخ می دهد که دانشی که در سازمان موجود است به طور هدف مند از حافظه سازمانی حذف شود و از دیدگاه استراتژیک شاید مهم ترین نوع فراموشی باشد. تحقق این نوع فراموشی بسیار سخت است زیرا با فراموشی دانشی مواجه هستیم که به طور عمیق در حافظه سازمانی جای گرفته است. همچنین، این نوع فراموشی به اندازه یادگیری حایز اهمیت است؛ به خصوص هنگامی که شرکت نیازمند آن است تا دانشی را که موجب کاهش موفقیت آن می شود، حذف کند. منشأ این نوع فراموشی ایده ای است که بیان می کند دانسته های قبلی می توانند به عنوان مانعی برای یادگیری بیشتر باشند.
روش های زیر می تواند به سازمان در فراموش کردن دانش غیرمفید کمک کند:
- تغییر شیوه کار و امور جاری
شرکت ها دانش را در دل امور جاری و شیوه های انجام دادن کار جای می دهند که به این ترتیب دانش برای طیف وسیعی از کارکنان قابل دسترس می شود. این دانش در طی زمان قابلیت تولید مجدد دارد و سازمان ها می توانند با عدم یادگیری به وسیله تغییر در شیوه کار و امور جاری و… از تولید (یا تولید مجدد) دانش مشکل آفرین و غیرمفید جلوگیری کنند.
- تغییر اساسی
برخی مواقع دانش سازمانی به طرز عمیقی در حافظه سازمانی جای می گیرد که بدون جدایی از فعالیت های مستمر مهم، امکان فراموشی و حذف آن دانش وجود ندارد. بنابراین در این حالت استفاده از روش های تغییر اساسی برای انجام دادن این مهم لازم می شود؛ مثل ساختاردهی مجددو حذف یک بخش از سازمان
در نهایت می توان گفت فراموشی سازمانی هدفمند نه تنها یک شکل مهم از یادگیری است، بلکه کامل کننده یادگیری است و به فرایند جدید یادگیری سازمانی منجر می شودَ؛ درواقع اگر یادگیری منافعی را برای سازمان به ارمغان می آورد، فراموشی هدفمند به سازمان کمک می کند تا بهتر یاد بگیرد. لذا به همان اندازه که یادگیری سازمانی و حفاظت از دانش می تواند اهمیت داشته باشد، توانایی فراموش کردن نیز به همان اندازه حایز اهمیت است.
با پیاده سازی برنامه های فراموشی سازمانی هدفمند، سازمان ها می توانند بر چالش های بیرونی و درونی چیره شوند و زمینه مساعد را برای حذف دانش کهنه و غیرمفید و کسب دانش جدید و ضروری برای خود و کارکنان فراهم کنند.
۱۴ مرداد ۱۳۹۹
شرکت آتی نگر
(گردآوری: رویا حلاجیان)
منابع:
مقاله “تحلیل ارتباط فراموشی سازمانی و چابکی سازمانی با عملکرد سازمانی (مطالعه موردی: وزارت ورزش و جوانان)“؛ امین رضا بخش چناری، حسین عیدی و همایون عباسی
مقاله “بررسی رابطه بین سرمایه اجتماعی و فراموشی سازمانی (مورد مطالعه: کارکنان دانشگاه اصفهان)“؛ لیلا مقتدایی
مقاله “فراموشی سازمانی؛ چالش مهم مدیران در عصر جدید کسب و کار“؛ یعقوب حسینی، رضا جلالی و فرزانه خسروانی
مقاله “ارتقای عملکرد سازمانی از طریق فراموشی سازمانی هدفمند: مورد مطالعه“؛ اصغر مشبکی، هادی بستام و سعید ده یادگاری
مقاله “مدیریت دانش و سازمان یادگیرنده: تحلیلی بر نقش مستندسازی دانش و تجربه“؛ علی اصغر انواری رستمی و بهنام شهائی
تأثیر مدیریت دانش بر عملکرد سازمانی با ملاحظه نقش میانجی اقدامات راهبردی مدیریت منابع انسانی؛ حاجیه رجبی فرجاد و مجید مطیعیان نجار
فراموشی سازمانی هدفمند (استراتژیک): اکسیر رقابت پذیری در سازمان؛ اصغر مشبکی و مسعود ربیعه